Digitale Personalakte für Arzt- und Zahnarztpraxen
Das Anlegen und Verwalten einer Personalakte ist für jede Zahnarztpraxis und Arztpraxis notwendig. Die Personalakte kann dabei sowohl in analoger als auch in digitaler Form aufbewahrt werden. Welche Form man für die Aufbewahrung der Mitarbeiterdaten wählt, ist jeder Praxis selbst überlassen.
In der Personalakte werden alle Personalstammdaten, Informationen zu Arbeitsverträgen, Zeugnisse und Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen sowie sonstige Unterlagen mit Personalbezug aufbewahrt und verwaltet. Die Aufbewahrungspflicht dieser Daten kann bis zu zehn Jahre betragen, das gilt insbesondere für Lohnunterlagen. In digitalen Systemen wird die Personalakte automatisch um Urlaubsanträge, das Stundenkonto sowie die Qualifikationen der Mitarbeiter ergänzt.
Digitalisierung der Personaldaten für einen besseren Überblick
Aufgrund der Vielzahl von Daten, die in einer Personalakte verwahrt werden, empfiehlt es sich - sofern noch nicht geschehen - über die Form der digitalen Personalakte in der Zahnarztpraxis nachzudenken.
Unabhängig davon ob Einzelpraxis, Berufsausübungsgemeinschaft oder MVZ: Bei wachsender Praxisgröße und zunehmender Mitarbeiteranzahl fällt es zunehmend schwerer den Überblick zu behalten. Mit Hilfe der Digitalisierung von Personalakten sind Informationen bezüglich einzelner Mitarbeiter, wie Kontaktdaten, Verträge, Zeiterfassung und Stundennachweise, Urlaubsplanung und Urlaubskonto sowie Krankmeldungen und sonstige Abwesenheiten schnell und einfach abrufbar. Das kann sowohl Nerven als auch Zeit ersparen, da man sich auf der Suche nach einer bestimmten Information nicht erst durch den kompletten Aktenschrank wühlen muss, sondern die Daten aller Mitarbeiter gesammelt und abrufbar an einem Ort finden kann.
Einfache Personalplanung durch elektronischen Datenabruf
Mit einer digitalen Personalverwaltung kann man bequem und flexibel zwischen den Daten mehrere Mitarbeiter wechseln und sich somit beispielsweise die Urlaubs- und Dienstplanung erleichtern. Eine umfassende Softwarelösung stellt neben der digitalen Personalakte auch eine exportierbare Abwesenheitsübersicht zur Verfügung. So ist beispielsweise bei der Planung von Urlauben in der Personalakte ersichtlich, wie viel Resturlaub einem Mitarbeiter noch zur Verfügung steht. Neben der Urlaubsplanung kann auch die Erstellung des Dienstplanes für die Zahnarztpraxis schneller und einfacher durchgeführt werden. Die in der Personalakte gemachten Angaben, wie Arbeitszeit und Qualifikationen, können automatisch mit einbezogen werden.
Archivierung der Personalakten ausgeschiedener Mitarbeiter
Alle personalrelevanten Daten der Mitarbeiter müssen auch bei Verlassen der Praxis sicher aufbewahrt werden. Digitale Personalakten können in ein digitales Archiv verschoben werden und verhalten sich somit platzsparender als physische Personalakten. Die Akten sind jederzeit wieder abrufbar und die Liste der Personalakten aller aktiven Mitarbeiter bleibt dadurch übersichtlich.
pepito - die intuitive Personalsoftware und digitale Personalakte für Praxen
Damit die Vorzüge einer digitalen Personalakte voll ausgeschöpft werden können, sollte eine Lösung herangezogen werden, welche die Daten optimal für weitere personalrelevante Bereiche wie Einsatzplanung oder Abwesenheitsplanung nutzt.
Genau diese Eigenschaften bringt die moderne, cloudbasierte Personalsoftware pepito mit. Mit pepito können Sie Ihr Praxispersonal verwalten, die Dienstplanung erstellen und Arbeitszeiten erfassen. Die Bedienung ist intuitiv und einfach, die Oberflächen sind übersichtlich und ansprechend und die Funktionen sind speziell auf die Anforderungen von Arzt- und Zahnarztpraxen ausgerichtet. Hinzu kommt ein erstklassiger und kostenfreier Support durch unser Team sowie eine gemeinsame Einrichtung mit Ihrem persönlichen Ansprechpartner.
Die Vorteile im Überblick:
- Personal- und Stammdaten digitalisieren
- Personal erfolgreich und sinnvoll einsetzen
- Dienstplanung effizient erstellen
- Abwesenheits- und Urlaubsplanung einfach verwalten
- Arbeits- und Fehlzeiten der Mitarbeiter revisionssicher erfassen
- Überstunden und Fehlzeiten minimieren
- Stundenkonto transparent auswerten
- Administrativen Aufwand reduzieren
Gerne zeigen wir Ihnen im persönlichen Gespräch, wie Sie Ihr Praxisteam mit Hilfe von pepito effizient verwalten, planen und Arbeitszeiten sicher erfassen.
Kontaktieren Sie uns gerne unter 06126 – 501 91 50, per Mail über pepito@solvi.de oder klicken Sie sich einen kostenfreien Termin.
