Voll digital - Warum meine Praxis ab dem 1. Tag durchgehend digital sein sollte

Die Digitalisierung hat in den vergangenen Jahren Einzug in alle Lebensbereiche gefunden und geht auch an Zahnärzt:innen und ihrem Praxisalltag nicht spurlos vorüber. Aktuelle Umfragen zeigen dabei, dass Praxisinhaber:innen der digitalen Praxis grundsätzlich positiv gegenüberstehen, sofern ein klarer Nutzen für sie erkennbar ist. Besonders groß ist die Hoffnung auf eine erleichterte Diagnosestellung, optimierte Praxisabläufe und wirtschaftliche Vorteile durch Digitalisierung.

Dieser Artikel beleuchtet, welche Chancen und Herausforderungen sich aus der Digitalisierung insbesondere für Existenzgründer:innen bei Neugründung und Praxisübernahme ergeben.

Möglichkeiten der Praxisdigitalisierung

Die Möglichkeiten der Digitalisierung der Zahnarztpraxis sind vielfältig. Die zu digitalisierenden Prozesse lassen sich dabei grob in patientenseitige und administrative Tätigkeiten aufteilen.

Patienteseitige Prozesse

Auf Patientenseite reichen die Möglichkeiten von der digitalen Patientenansprache und -akquise (z.B. über Suchmaschinenwerbung, Social Media und Onlineterminvergabesysteme) über die vorgelagerte Anamnese und Patientenaufnahme (z.B. synMedico infoscope, Dampsoft Athena) bis hin zur Unterstützung der Befundung und der eigentlichen Behandlung (z.B. durch digitale Workflows, CAD/CAM, Videosprechstunde, etc).

Administrative Prozesse

Auf der administrativen Seite liegen die Potenziale vor allem in der Optimierung der Abrechnung, der Automatisierung und Digitalisierung der Praxisfinanzen, in der reibungslosen Organisation des Personals sowie in generell möglichst effizienten Praxisabläufen. Doch nicht alles was möglich ist macht Sinn und ist notwendig. Da Digitalisierung kein Selbstzweck ist, lohnt es sich besonders auf die Vorzüge und den für die Praxis entstehenden Nutzen zu achten.

Warum Digitalisierung in der Zahnarztpraxis generell Sinn macht

Digitale Prozesse sind zweifelsfrei die Zukunft, auch in der Zahnarztpraxis. Doch warum sollte man die eigene Praxis digitalisieren? Die Gründe für die Digitalisierung der Zahnarztpraxis sind vielfälltig:

• Digitale Prozesse lassen sich meist gut automatisieren, vor allem wenn die Tätigkeiten gleichartig sind.
• Richtig umgesetzt kann diese Automatisierung der Praxisabläufe viel Zeit sparen.
• Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist diese Zeitersparnis auch bares Geld.
• Zusätzlich lassen sich dank Automatisierung manuelle Fehler minimieren oder gar ganz vermeiden. Im Ergebnis stellt sich durch Digitalisierung im Idealfall eine höhere Prozessgüte bei niedrigeren Prozesskosten ein. Die räumliche und zeitliche Flexibilität, die mit digitalen Systemen und Prozessen einhergeht, gibt gleichzeitig Freiheit und eröffnet neue Möglichkeiten der Organisation.

Neben diesen Vorteilen für die Praxis selbst, wird Digitalisierung aber auch von den verschiedenen Stakeholdern der Zahnarztpraxis gefordert:

• Wie in anderen Lebensbereichen erwarten Patient:innen auch in der medizinischen Versorgung digitale Angebote, Innovationen und Services (Quelle: Patientenumfrage von apobank und statista)
• Die Praxismitarbeiter:innen werden zunehmend anspruchsvoller und möchten Privates und Arbeit möglichst digital managen und abbilden (Beispiele sind hier digitale Dienstpläne und Stundenzettel, Zeiterfassung, elektronische AU, etc)
• Lieferanten stellen vermehrt auf digitale Kommunikationswege, Bestellabwicklung und Abrechnung um
• Behörden, Finanzämter und Finanzverwaltung akzeptieren vermehrt nur noch digitale Unterlagen (der elektronische Beleg ist z.B. seit einigen Jahren führend und kann nicht durch Ausdrucke ersetzt werden)

Welche Vorteile Digitalisierung für zahnärztliche Existenzgründungen hat

Aus den Punkten oben lässt sich sich gut erkennen, dass Digitalisierung - richtig gemacht und gut implementiert - eine spürbare Entlastung für Inhaber:innen und Praxismanagement bringen kann. Gerade als Neugründer:in werden Sie besonders viel Zeit mit Patient:innen und dem Praxisteam verbringen. Je weniger Zeit Sie dabei für die Praxisverwaltung und Administration verbringen müssen, desto besser!

Dem entgegen steht leider die Entwicklung, dass Praxisinhaber:innen aufgrund steigender Anforderungen einen immer größeren Anteil ihrer Arbeitszeit mit Praxisverwaltung verbringen. Lag dieser Anteil im Jahr 2000 noch bei circa 15%, so verbringen Inhaber:innen nach der jüngsten Erhebung mittlerweile knapp 18% ihrer Arbeitszeit mit Verwaltung (Quelle: KZBV Zahnärzte-Praxis-Panel).

Hinzu kommen die Lohnkosten für Praxisverwaltungsmitarbeiter:innen, welche sich im Median der Zahnarztpraxen auf ca. 11% der Praxisumsätze belaufen (Quelle: solvi Praxis-Panel / solvi control Praxissteuerung).

Bei Neugründungen bzw nach Praxisübernahme dürften die Werte bedingt durch anfängliche Ineffizienzen und besonders hohen Regelungsbedarf noch einmal deutlich höher liegen. Die Zahlen verdeutlichen daher, wie groß das Potenzial und der Hebel der Digitalisierung besonders in diesen Fällen sein kann.

Warum man bei Neugründung am besten gleich digital starten sollte

Je früher die Prozesse einer Praxis digitalisert werden, desto länger profitieren Inhaber:innen von den resultierenden Vorteile. Gleichzeitig ist Digitalisierung langfristig alternativlos. Denn feststeht, dass unsere Welt immer digitaler wird - eine Rückkehr zum Analogen wird es nicht geben. Der beste Zeitpunkt zur Digitalisierung ist folglich immer JETZT.

Der Ersparnis von Zeit und Geld sind natürlich die Kosten der Digitalisierung entgegenzustellen. In der Existenzgründung bietet sich hier eine besondere Chance, da im Rahmen des Praxisneubaus oder der Modernisierung nach Übernahme meist sowieso kein Stein auf dem anderen bleibt. Die Digitalisierung lässt sich in solchen Phasen der Neugestaltung meist besonders einfach und kosteneffizient umsetzen und die zu erwartenenden Kosten für zusätzliche Software und Hardware fallen bei Betrachtung der Gesamtkosten des Vorhabens nicht ins Gewicht.

Eine später Umstellung von analogen Systemen und Prozessen auf digitale kostet hingegen meist deutlich mehr Geld und vor allem auch Zeit und Nerven. Es empfiehlt sich daher möglichst viele Medienbrüche, Datensilos und manuelle Nacharbeiten ab Tag 1 - also ab (Neu-)Eröffnung der Praxis - zu vermeiden.

Fazit: Digitalisierungspotenziale sind für Existenzgründer:innen besonders hoch

1. Die Digitalisierung der Zahnarztpraxis schreitet unaufhaltsam voran.
2. Richtig umgesetzt können digitale Prozesse in der Zahnarztpraxis viel Zeit und Geld sparen.
3. Durch Vermeidung von meist fehleranfälligen, manuellen Arbeiten ermöglichen digitale Workflows außerdem eine höhere Prozessqualität.
4. Gerade für Existenzgründer:innen ist das Potenzial der Digitalisierung besonders hoch.
5. Wer ab Tag 1 auf digitale Prozesse in der Praxis setzt, spart sich teure System- und Prozessumstellungen in späteren Jahren.

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