Voll zufrieden - Warum ich mein Team ab Tag 1 digital verwalten und steuern sollte

Die Digitalisierung spielt eine immer wichtigere Rolle in unserem Leben und gerade für Zahnärzt:innen in Existenzgründung bietet sie große Chance, aber auch Herausforderungen. In diesem Teil erklären wir, wie man das Praxisteam digital verwalten und steuern kann und warum das in der Existenzgründung besonders wichtig ist.

Das Personal als knappes und wertvollstes Gut der Zahnarztpraxis

Die Personalkosten sind in jeder Zahnarztpraxis der mit Abstand größte Kostenblock. Zugleich ist das Praxispersonal aber auch einer der entscheidenden Faktoren für den Erfolg oder Misserfolg einer Praxis. In unserer täglichen Beratung zeigt sich daher immer wieder, dass eine erfolgreiche Praxis nur mit einem super Team möglich ist. Gutes Personal ist jedoch seit Jahren Mangelware und die besten Praxismitarbeiter sind zunehmend heiß umkämpft. Folglich kann sich keine Praxis einen ineffizienten Umgang mit dem eigenen Personal leisten.

Steigende Anforderungen der Mitarbeiter:innen

Ähnlich wie sich Patientenerwartungen kontinuierlich weiterentwickeln, sind auch die Erwartungen und Anforderungen von Mitarbeitern an den Arbeitsplatz einem stetigen Wandel unterlegen. Diesen Anforderungen gilt es auch als Zahnarztpraxis gerecht zu werden, will man sich in Zeiten des Personalmangels dennoch qualifizierte Mitarbeiter sichern und halten.

Neben Anforderungen an eine bessere Work-Life-Balance (hierzu gehören u.a. flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodell) wünschen sich immer mehr Mitarbeiter:innen auch zeitgemäße Arbeitsmittel (z.B. digitale Tools mit intuitiver Bedienbarkeit) sowie ein hohes Maß an Transparenz und Kommunikation. Was wir alle in Sachen Digitalisierung aus dem Privatleben längst gewöhnt sind, wünschen wir uns schließlich auch für den beruflichen Bereich!

Möglichkeiten der effizienten Personalverwaltung und Steuerung

Das Gute hieran ist, dass diese Wünsche durchaus auch im Interesse der Praxisinhaber:innen sind. Schließlich lässt sich ein Team gerade in den heutigen Zeiten vor allem dann besonders gut managen, wenn dies digital erfolgt.

Systeme mit deren Hilfe die unterschiedlichen arbeitsvertraglichen Regelungen und Arbeitszeitmodelle der Mitarbeiter:innen verwaltet und kontrolliert werden können, sind daher in der modernen Zahnarztpraxis unabdingbar. Ebenso ist es absolut sinnvoll, die formelle Team-Kommunikation und die Schaffung von Transparenz über Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaubstage auf digitale Weise zu organisieren. So lässt sich einfach sicherstellen und dokumentieren, dass alle Teammitglieder jederzeit über die notwendigen Informationen verfügen.

Einen zusätzlichen Effizienzgewinn kann außerdem die teilweise Selbstverwaltung des Teams bringen. So ist es mit modernen Systemen der Personalverwaltung sehr einfach möglich, dass Mitarbeiter:innen die Urlaubsplanung im Team selbst organisieren, Urlaubsanträge digital stellen und sonstige Fehlzeiten (Fortbildung, Krankheit) proaktiv einpflegen. Für das Praxismanagement bleibt somit primär die Kontrolle und effektiv mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben.

Das Ergebnis solcher Systeme ist immer ein hohes Maß an Transparenz, was zu einer gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit und weniger Irritationen und Streit führt. Wenn man das Team also mit modernen Systemen zur (Selbst-)Verwaltung ausstattet, hat man einen echten Wettbewerbsvorteil im Kampf um die besten Talente und einen Effizienzgewinn in der Praxisverwaltung.

Fazit: Digitales Personalwesen ist in der Existenzgründung besonders wertvoll

Gerade in der Existenzgründung ist es besonders wichtig, dass Inhaber:innen und Team sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren können und dass die Personalprozesse von Dienstplanung über Urlaubsplanung bis hin zur Zeiterfassung möglichst effizient und fehlerfrei laufen. Denn nur, wer auch die Personalprozesse in der Existenzgründung ab dem 1. Tag digital und effizient aufstellt, kann sich auf die Kernaufgaben als Zahnärzt:in konzentrieren.

Auch hierzu bietet sich in der heutigen Zeit der Einsatz moderner Softwarelösungen an, da zusätzlich die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeiter:innen gesenkt und die Fehlerquote minimiert wird. Lösungen wie unsere digitale Personalverwaltung und Zeiterfassung pepito, die speziell für die Bedürfnisse von Zahnarztpraxen entwickelt wurde, ermöglichen Existenzgründer:innen und ihren Teams eine einfache und intuitive Erledigung dieser Aufgaben – und das alles von jedem Ort und zu jeder Zeit!

Bei der Implementierung einer solchen Lösung bekommen Praxisinhaber:innen einen Rundumservice, bei dem unser Team die Anforderungen der Praxis erfasst und gemeinsam mit Praxisinhaber:innen oder Praxismanagement digital umsetzt. Die Schulung der Mitarbeiter:innen ist hierbei ebenfalls ein wichtiger Erfolgsfaktor.

solvi - Ihr Ansprechpartner bei Praxisgründung und Praxisübernahme

Wenn Sie mit dem Gedanken an eine Praxisgründung oder Praxisübernahme spielen und Hilfe beim Thema Praxispersonal benötigen, dann sprechen Sie uns an. Gerne besprechen wir in einem persönlichen Gespräch, wie wir Sie individuell auf Ihrem Weg unterstützen können.

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