Ziele kommunizieren: Wie Sie Ihr Team mitnehmen

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03.04.2023 11:06 Uhr | Finanzen

Ziele 2023: Wir bleiben dran, Sie hoffentlich auch? Teil 4 unserer Blogserie „Gute Ziele statt guter Vorsätze“ dreht sich um Teamarbeit. Denn Ihre Praxisziele erreichen Sie nur, wenn Ihre Mitarbeiter:innen auch im Bilde sind und alle kräftig mitziehen. Hier unsere Tipps, wie Sie für die nötige Transparenz sorgen.

1. Alleine geht es nicht: Warum Praxisziele Teamwork sind
2. Viele Gründe: Warum sollte Ihr Team Ihre Praxisziele kennen?
3. Mehrwert: Praxisziele mit dem Team gemeinsam festlegen
4. Grenzen der Transparenz: Wie viel Offenheit muss sein?
5. Praxisziele mit dem Team setzen – wie geht das?
6. Unerlässlich: Team-Meetings, regelmäßig und manchmal sehr ausführlich
7. Ein paar Tipps am Rande: So machen Sie Ihre Meetings effizient
8. Das kostet aber alles Zeit?! Ja, aber es lohnt sich!

1. Alleine geht es nicht: Warum Praxisziele Teamwork sind

Klar sind Sie die Chefin oder der Chef in Ihrer Zahnarztpraxis, Sie geben die Richtung vor, also auch die großen Praxisziele. Aber wenn Sie Ihre Mitarbeiter:innen nicht mit ins Boot nehmen, werden Sie diese Ziele nur schwer erreichen. In Teil 2 unserer Blog-Serie war das schon einmal Thema und die Erklärung dafür, warum Sie am besten mit einem Zielsystem arbeiten: Denn wenn Sie versuchen, Ihre Ziele durch Handlungsanweisungen im Team durchzusetzen, werden Sie sich schwertun. Einfacher und effizienter ist es, wenn Sie Ihre Mitarbeiter:innen mitnehmen, sie mitdenken und mithandeln lassen.

2. Viele Gründe: Warum sollte Ihr Team Ihre Praxisziele kennen?

Die Antwort ist so umfangreich, dass wir sie hier erst mal nur in Stichworten zusammentragen: Damit alle wissen, auf welches Ziel sie zuarbeiten sollen. Damit sie ihre Arbeit daran ausrichten und die richtigen Prioritäten setzen können. Weil im Team oft die besten Ideen schlummern, wer es um die operative Umsetzung geht. Damit alle die Ziele und Werte der Praxis verinnerlichen und gegenüber den Patient:innen vertreten können. Weil durch diese Klarheit und Transparenz Ihre Praxis auch nach außen authentisch wirkt und ein stimmiges Bild abgibt.

3. Mehrwert: Praxisziele mit dem Team gemeinsam festlegen

Es gibt sicherlich auch heute noch viel zu viele Unternehmen, in denen der Boss die Ansagen macht und die Truppe folgt. Aber selbst in der Bundeswehr ist das inzwischen vollkommen out. Ein sogenannter partizipativer Führungsstil zeigt einfach die besseren Ergebnisse, sogar beim Militär. Auch in Ihrer Zahnarztpraxis können Sie sich deshalb getrost darauf konzentrieren, die übergeordneten, visionären Ziele festzulegen, und dann die nötigen Ober- und Unterziele gemeinsam mit Ihrem Team erarbeiten.

4. Grenzen der Transparenz: Wie viel Offenheit muss sein?

Auch wenn die Stimmung im Team noch so locker ist – nicht jede:r möchte den Mitarbeiter:innen seine Zahlen aufblättern. Das ist verständlich, und das müssen Sie auch gar nicht. Wenn Sie zum Beispiel das Ziel ausgeben: In diesem Jahr wollen wir unsere Einnahmen im Prophylaxebereich um zehn Prozent steigern, benennen Sie damit keine absoluten Zahlen. Andere Zahlen sind in sich schon weniger sensibel, zum Beispiel wenn Sie Patientenabsagen reduzieren oder die Auslastung der einzelnen Behandlungseinheiten steigern wollen. Dennoch gilt: Ziele müssen zu beziffern sein, denn nur so können Sie Ihren Erfolg messen. Eine Art Preisschild müssen Sie also schon ausgeben, aber keines in Euro-Werten.

5. Praxisziele mit dem Team setzen – wie geht das?

Bei solvi zum Beispiel haben wir OKR (Objectives and Key Results) als Zielsystem eingeführt, was heißt, dass wir Ziele mit unseren Mitarbeiter:innen gemeinsam festlegen und sich zudem jede:r Einzelne für den eigenen Arbeitsbereich selbst Ziele setzt, die auf die Oberziele einzahlen. Einmal im Jahr machen wir dafür einen Teamtag, an dem wir einerseits Bilanz ziehen, andererseits nach vorne blicken und überlegen: Wo wollen wir hin und wie? Im Alltag schalten wir uns regelmäßig zusammen, um kontinuierlich zu prüfen und nachzujustieren: Was haben wir erreicht, was ist noch zu tun, was muss sich ändern, wenn etwas nicht klappt, welche neuen Ziele müssen wir uns unterwegs setzen?

6. Unerlässlich: Team-Meetings, regelmäßig und manchmal sehr ausführlich

In Aufgebohrt, Folge 67, erklärt Dr. Stefan Helka, der unter anderem das Implantatzentrum Herne gegründet hat, den Meeting-Rhythmus in seinem Team: Auch bei ihm gibt es einmal im Jahr ein Strategietreffen, das einen ganzen Tag dauert. Einmal im Quartal wird an einem halben Tag Zwischenbilanz gezogen. Außerdem gibt es kürzere Monatstreffen, Wochentreffen und jeden Tag ein sieben Minuten langes Auftakttreffen, „ bei dem wir besprechen: Was ist gestern passiert, was wird heute wichtig, wer braucht heute Hilfe“.

7. Ein paar Tipps am Rande: So machen Sie Ihre Meetings effizient

Meetings sind leider bei vielen als „Laberrunden“ verschrieen. Die Gefahr ist auch tatsächlich groß, lässt sich aber mit handfesten Regeln bannen. Das Wichtigste: Jemand muss die Runde moderieren und darauf achten, dass alle zu Wort kommen und beim Thema bleiben. Jedes Treffen braucht eine zeitliche Begrenzung (z.B. maximal zehn Minuten beim Tagesmeeting oder eine halbe Stunde beim Wochentreffen) und ein klares Ziel, nämlich die Frage: Wozu dient dieses Treffen? Was müssen wir besprechen? Was sind heute unsere Prioritäten? Tauchen unvorhergesehene Aspekte auf (z.B. Konflikte im Team, Probleme mit Patient:innen etc.), sollte man bewusst entscheiden, ob dieses Problem jetzt gelöst werden muss, ob alle dabeisein müssen oder ob es zurückgestellt werden kann.

8. Das kostet aber alles Zeit?! Ja, aber es lohnt sich!

Wer jetzt denkt: Wo soll ich denn für so viele Treffen die Zeit hernehmen?, dem antwortet solvi-Geschäftsführer Christan Brendel: „Es lohnt sich, weil man mit klaren Teamabsprachen bessere Ergebnisse in kürzerer Zeit mit weniger Einsatz erzielt.“ Auch für Dr. Stefan Helka sind die regelmäßigen Teamtreffen „ein unglaublicher Hebel“. Erstens bekomme er so ständig Input von seinen Mitarbeiter:innen, und zweitens seien Meetings die Basis für effizientes Arbeiten: „Natürlich geht Meetingzeit von der Praxiszeit ab. Aber es ist viel wichtiger, die Arbeitszeit zielgerichtet und effizient einzusetzen, als die letzten drei bis vier Prozent Behandlungszeit herauszuquetschen und die ineffizient zu arbeiten.“

Diese Tipps stammen überwiegend aus den Aufgebohrt-Folgen 066 und 067, in denen solvi-Ko-Chef Christian Brendel mit Dr. Stefan Helka gut drei Stunden lang über den Sinn von Zielen redet und darüber, wie man sie am besten umsetzt. Hier können Sie es nachhören.

Oder unserem Blog folgen: solvi hat aus den drei Stunden die Blog-Serie „Gute Ziele statt guter Vorsätze“ gemacht, in der Sie Schritt für Schritt nachlesen können, was die beiden Unternehmer empfehlen.

Serie: Gute Ziele statt guter Vorsätze

Folge 1: Ziele zum Erfolg. So setzen Sie sich Ziele, die Sie und Ihre Praxis weiterbringen

Folge 2: Vom Ziel zum Plan. Die wichtigsten Zielsysteme und wozu sie gut sind

Folge 3: Fokus aufs Ergebnis: Wie Sie Ihre Ziele im Alltag umsetzen

Folge 4: Ziele kommunizieren: Wie Sie Ihr Team mitnehmen auf dem Weg zum Erfolg

Folge 5: Leitfaden für jede Lebenslage: Warum gute Ziele wichtig sind

Foto: Unsplash/Andy Hu