Personalgespräche in der Zahnarztpraxis richtig führen: die 9 Dos und 9 Don’ts

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27.04.2021 09:31 Uhr | Personal

Personalgespräche in der Zahnarztpraxis werden in ihrer Wichtigkeit oft unterschätzt. Für den Arbeitgeber bieten sie doch anschließend die große Chance, das Personal effizienter einzusetzen, die Ressourcen weiterzuentwickeln und das Wir-Gefühl zu stärken. Mindestens zwei Mal im Jahr sollte ein Termin gefunden werden, damit die Mitarbeitergespräche für die gesamte Praxis positive Effekte bringen. Damit die Gespräche von Erfolg gekrönt werden, haben wir für Sie einen Leitfaden mit jeweils 9 Dos und Don’ts zusammengestellt.

9 Do’s bei Personalgesprächen in der Zahnarztpraxis

1. Mitarbeitergespräche sind keine Zeitverschwendung! Sie sollten sorgfältig vorbereitet und nach dem Treffen akkurat nachbereitet werden. Dokumentieren Sie die Gespräche schriftlich.
2. Stellen Sie Ziele und Zielvereinbarungen auf, die überprüfbar sind, beispielsweise mehr Patienten für die Prophylaxe gewinnen, die Terminvergabe optimieren oder den Umsatz steigern.
3. Legen Sie die Rahmenbedingungen für die Mitarbeitergespräche fest und überlegen Sie im Vorfeld: Welcher Raum steht zur Verfügung? Ist genügend Platz und Ruhe vorhanden? Wie ist die Sitzordnung?
4. Auch die Mitarbeiter freuen sich über genügend Zeit, in der sie sich auf die Gespräche vorbereiten können. Eine konkrete frühzeitige Einladung kommt gut an.
5. Integrieren Sie Ihre Mitarbeiter bei Personalgesprächen in den Prozess der Zielsetzungen und Philosophie der Zahnarztpraxis. Welches Konzept hat die Praxis? Für welche Werte soll Ihr Team stehen?
6. Erstellen Sie einheitliche Vorlagen mit Fragen an die Mitarbeiter und den Zielvereinbarungen und automatisieren Sie diese. Eine spezielle Personalverwaltungssoftware kann diese Arbeit erleichtern, sodass Sie zukünftig mit der Vorbereitung und Nachbereitung von Personalgesprächen viel Zeit sparen können. Neben den personalisierbaren Vorlagen und Formularen können Sie von Terminfindungstools und Mustern für die Mitarbeiterbefragung profitieren.
7. Ein positiver Einstieg in das Mitarbeitergespräch schafft eine freundliche Stimmung und Vertrauen. Sprechen Sie heikle Themen dennoch vorrangig und direkt an. Wenn der Arbeitgeber offen über den Anlass des Gespräches und die Hintergründe spricht, wird das von den Mitarbeitern wertgeschätzt.
8. Planen Sie genügend Zeit am Ende des Personalgesprächs für Fragen, Anregungen und Meinungen ein.
9. Wer das Gespräch positiv beginnt und es auch positiv beendet, motiviert die Mitarbeiter.

9 Dont’s bei Personalgesprächen in der Zahnarztpraxis

1. Unvorbereitet in die Personalgespräche gehen und die Mitarbeiter die Themen bestimmen lassen, ist kontraproduktiv. Der Arbeitgeber sollte die Ziele setzen, die anvisiert und erfüllt werden.
2. Mitarbeitergespräche sollen nicht nur das Miteinander und den Teamgeist stärken, sondern auch den wirtschaftlichen Erfolg der Zahnarztpraxis erhöhen. Eine Zielvereinbarung, die nicht anhand von Zahlen messbar beziehungsweise überprüfbar ist, bringt nicht viel. Ist das Thema eines Mitarbeitergespräches zum Beispiel „Steigerung der Freundlichkeit“, muss anschließend jede einzelne Patienten-Beschwerde auch dokumentiert und analysiert werden.
3. Wenn die Atmosphäre unfreundlich ist, ein zu großer Lärmpegel im Raum herrscht oder zu wenig Platz zur Verfügung steht, entsteht eine negative Einstellung der Mitarbeiter. Unzufriedenheit, Wut und Verschlossenheit gegenüber Neuerungen können die Konsequenz sein.
4. Teilen Sie Ihrem Mitarbeiter den Termin nicht zwischen Tür und Angel mit. So entsteht unnötigerweise der Eindruck, dass das Gespräch nicht wichtig sei. Die Wahrscheinlichkeit ist dadurch höher, dass Mitarbeiter zu spät zum Treffen erscheinen oder es sogar komplett vergessen.
5. Einer spricht, keiner hört zu – kein guter Ansatzpunkt. Mitarbeiter wollen sich am Gespräch beteiligen. Es gilt, neutral Standpunkte zu klären, Manöverkritik zu üben und Ziele zu vereinbaren.
6. Negative Gefühlsausbrüche, Schuldzuweisungen, persönliche Angriffe, Beeinflussungen und Unsachlichkeiten sollten vermieden werden.
7. Wer ausschließlich über negative Ereignisse, Verhaltensweisen, Zahlen etc. berichtet, kann keine positiven Ergebnisse erwarten.
8. Vergessen Sie bei den Gesprächen nicht die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter.
9. Aus dem Gespräch, ohne eine Lösung oder Lösungsansätze zu gehen, ist nicht zielorientiert.

Übrigens:

Ein Mitarbeiter, der sich krankgemeldet hat, muss nicht zum vereinbarten Personalgespräch erscheinen. Auch darf er für sein Nicht-Erscheinen keine Abmahnung erhalten, so ein Urteil des Bundesarbeitsgerichtes in Erfurt (Az.: 10 AZR 596/15).