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Zeiterfassung in der Arzt- und Zahnarztpraxis - Neues Urteil des Arbeitsgerichtes Emden

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Zeiterfassung in der Arzt- und Zahnarztpraxis - Neues Urteil des Arbeitsgerichtes Emden

Besteht eine Pflicht zur Zeiterfassung für Arztpraxen und Zahnarztpraxen?

EUGH URTEIL VOM 14.05.2019 FORDERT VERPFLICHTUNG ZUR ERFASSUNG VON ARBEITSZEITEN

Das Thema Zeiterfassung wurde spätestens seit dem EuGH Urteil vom 14.05.2019 immer relevanter für Unternehmen. Mit dem Urteil wurden die EU-Mitgliedstaaten beauftragt alle Arbeitgeber zu verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann (Zeiterfassung). Betroffen sind davon natürlich auch sämtliche Arzt- und Zahnarztpraxen. Seit dem Urteil des EuGHs wurde folglich empfohlen, dass auch Praxen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen und dokumentieren. Strittig war bisher, ob von dem EuGH Urteil auch schon eine direkt, rechtliche Verpflichtung zur Zeiterfassung ausging oder ob es hierzu zwingend noch einer entsprechenden gesetzlichen Umsetzung bedurfte. Das könnte sich mit dem Urtei des ArbG Emden ändern.

NEUES URTEIL DES ARBEITSGERICHTES EMDEN GEHT VON PFLICHT ZUR ARBEITSZEITERFASSUNG AUS

In Gerichtsstreitigkeiten über die Auszahlung von Überstunden eines Mitarbeiters würde die Beweislast bislang überwiegende beim Arbeitnehmer gesehen. Es war folglich die Pflicht des Praxismitarbeiters die geleisteten (Über-)Stunden darzulegen und auch nachzuweisen, dass diese angeordnet, gebilligt, gedulded oder notwendig waren. Oft scheiterte dies in der Praxis an unzureichenden Aufzeichnungen des Arbeitnehmers. 
Dies hat sich mit einem kürzlich erlassenen Urteil des Arbeitsgerichtes in Emden (Urteil vom 20.02.2020, Az.: 2 Ca 94/19) geändert. Bezugnehmend auf das EuGH Urteil vom 14.05.2019 geht das ArbG Emden davon aus, dass für den Arbeitgeber eine Pflicht zur Zeiterfassung bereits jetzt besteht, es also nicht erst eines gesetzgeberischen Tätigwerdens bedarf. Im Falle einer Vergütungsklage ist nun also der Arbeitgeber (also auch die Arztpraxis oder Zahnarztpraxis) dazu verpflichtet, nachweisen und darlegen zu können, wann und auch in welchem Bereich der Arbeitnehmer konkret gearbeitet hat. Handschriftliche Aufzeichnungen sind hier oft nicht mehr ausreichend, da diese Art der Zeiterfassung unter Umständen nicht als objektiv, zuverlässig und zugänglich zu erachten ist.
Wichtig ist, dass nicht nur die erbrachten Überstunden auszuweisen sind, sondern die komplett aufgewendete Arbeitszeit. Kann die Praxis den Nachweis der genauen Arbeitszeit und Tätigkeit nicht liefern, so kann dies große finanzielle Auswirkungen für die Praxis mit sich bringen.
Die Einführung eines zuverlässigen und transparenten Systems zur Zeiterfassung in Arzt- und Zahnarztpraxen ist somit vermutlich alternativlos. Die genauen Anforderungen an ein  System zur Zeiterfassung werden durch das Arbeitsgericht in Emden lieder nicht definiert, doch eine einfache Erfassung von Arbeitszeiten der Praxismitarbeiter mittels Excel-Listen oder Stift und Papier dürfte in den meisten Fällen nicht ausreichend sein. Ein geeignetes Zeiterfassungssystem zu finden und einzuführen stellt viele Praxen vor eine große Herausforderung.

ARBEITSZEITERFASSUNG IN ZEITEN DER CORONAVIRUS-PANDEMIE BESONDERS WICHTIG

Eine weitere Herausforderung ergibt sich zusätzlich durch die derzeitige Coronavirus-Pandemie. Viele Mitarbeiter wie Verwaltungskräfte und Praxismanager befinden sich aktuell im Homeoffice. Einige Assistenzen, Prophylaxekräfte und weitere Praxismitarbeiter wurden in Kurzarbeit geschickt. Solche Umstände machen eine Erfassung und Dokumentation der genauen Arbeitszeiten zum einen deutlich wichtiger als bisher (z.B. zum Nachweis ggü. der Arbeitsagentur im Fall von KUG), zum anderen wird diese Zeiterfassung durch die örtliche Distanz und die stärker variierenden Arbeitszeiten deultich schwieriger.
Im Homeoffice generierte Überstunden lassen sich ohne ein geeignetes Zeiterfassungssystem nur schwer bzw. gar nicht überprüfen und kontrollieren. An dieser Stelle sollte sichergestellt werden, dass nur Zeiten erfasst werden, zu denen die Mitarbeiter auch offiziell im Dienstplan verplant waren oder die als Überstunden oder anderweitig durch den Inhaber angeordnet wurden. Fallen hierdurch netto Überstunden an, so sind diese durch die Praxisinhaber zu bestätigen.
Auch für die Beantragung von Kurzarbeitergeld müssen die tatsächlich erbrachten Arbeitszeiten der betroffenen Praxismitarbeiter nachgewiesen werden können. Für einen Nachweis der Arbeitszeit aufgrund von Kurzarbeit müssen die genauen Arbeitszeiten tagesweise ausgewiesen werden können. Hier ist die Nutzung einer intelligenten Softwarelösung zu empfehlen. Die Wahl eines guten Zeiterfassungssystems und eines transparenten Dienstplanes ist an dieser Stelle sehr wichtig und die Einführung sollte zeitnah erfolgen.

DAS GEEIGNETE ZEITERFASSUNGSSYSTEM FÜR DIE ARZT- UND ZAHNARZTPRAXIS

Zusammenfassend benötigen Arzt- und Zahnarztpraxen also ein Zeiterfassungssystem, welches die genaue Arbeitszeit der Mitarbeiter aufzeichnet und im besten Falle dem Dienstplan gegenüberstellt. Ein sauber geplanter und transparenter Dienstplan ist hier ebenso wichtig wie ein gutes Zeiterfassungssystem. Somit kann die unkontrollierte Generierung von Überstunden vermieden werden und es ist immer nachvollziehbar, in welchem Bereich die einzelnen Mitarbeiter zu welcher Zeit eingesetzt waren.
Im Falle einer Vergütungsklage sollten die benötigten Daten aus der Zeiterfassung herangezogen werden können, damit ein Nachweis der tatsächlich aufgewendeten Arbeitszeit des Mitarbeiters erbracht werden kann. An dieser Stelle empfiehlt sich die Nutzung einer unkomplizierten Personalverwaltungssoftware, die eine Zeiterfassung sowie die Bereitstellung der benötigten Daten und des Dienstplanes ermöglicht. Ideal ist eine solche Lösung dann, wenn sie Praxisinhabern und Mitarbeitern Einblicke in den Stand der Stundenkonten gibt und somit zeitgleich maximale Transparenz schafft. Zum einen ist die Transparenz im Streitfall sicher eine gute Argumentationsbasis, zum anderen kann sie helfen solche Fälle von vornherein zu vermeiden.

PEPITO – DIE MODERNE UND INTEGRIERTE CLOUDLÖSUNG FÜR DIE ZEITERFASSUNG IN ALLEN (ZAHNARZT)PRAXEN

Voraussetzung für ein positives Ergebnis für alle Beteiligten ist, dass die Zeiterfassung stets den individuellen Bedürfnissen angepasst ist. Das System sollte daher vielschichtig einsetzbar und gleichzeitig einfach und mit wenig Aufwand zu bedienen sein. Es sollte mitwachsen können, damit es den sich ändernden Anforderungen der Praxen auch auf Dauer gerecht wird.

Genau diese Eigenschaften bringt die moderne, cloudbasierte Personalsoftware pepito mit. Es handelt sich um ein integriertes System zur Verwaltung des Personals (Stammdaten, Verträge, Urlaubsplanung, Abwesenheiten, …), zur Einsatzplanung und zur Zeiterfassung. Die Bedienung von pepito ist intuitiv und einfach, die Oberflächen sind übersichtlich und ansprechend und die Funktionen sind speziell auf die Anforderungen von Arzt- und Zahnarztpraxen ausgerichtet. Hinzu kommen ein erstklassiger und kostenfreier Kundenservice sowie Unterstützung bei Einrichtung und Inbetriebnahme durch unser Team.

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  • Stundenkonto transparent auswerten
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Gerne zeigen wir Ihnen im persönlichen Gespräch oder einer Live-Demo, wie Sie Ihr Praxispersonal mit Hilfe von pepito effizient verwalten und planen und wie sie dank der Zeiterfassung alle Anforderungen zur Aufzeichnung erfüllen.

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