Neues Nachweisgesetz in Kraft: Das sollten Sie beachten

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16.08.2022 13:44 Uhr | Personal

Seit dem 1. August 2022 gilt das neue Nachweisgesetz (NachwG). Für Sie als Arbeitergeber:in heißt das, dass Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Arbeitsbedingungen ausführlich auflisten und schriftlich aushändigen müssen – zumindest auf Nachfrage, bei Neueinstellungen sogar sofort. Um späteren Ärger zu vermeiden, empfehlen wir zudem, dass Sie die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten, alle Ruhezeiten und Schichteinteilungen lückenlos dokumentieren.

Verstöße werden jetzt geahndet

In Deutschland gibt es schon seit 1995 ein Nachweisgesetz, nach dem Kernpunkte des Arbeitsverhältnisses nachzuweisen waren, unter anderem Arbeitsort, Arbeitszeit, Urlaubsanspruch und Kündigungsfristen. Die Nachweisliste war aber deutlich kürzer, und Verstöße zogen keine Strafe nach sich. Das ist nun anders.

Mit dem neuen Nachweisgesetz hat der Bundestag eine Vorgabe der Europäischen Union erfüllt. Die EU hatte im Jahr 2019 eine Richtlinie erlassen, die die Arbeitsbedingungen für die Arbeitnehmer:innen transparent und vorhersehbar machen soll. Die EU-Mitgliedstaaten hatten bis zum 31. Juli 2022 Zeit, diese Vorgabe in nationales Recht umzusetzen.

Angaben zu Schichtrhythmus, Ruhepausen, Überstunden erforderlich

Ab sofort müssen Arbeitgeber:innen deshalb deutlich mehr Arbeitsbedingungen als bisher in den Vertragsbedingungen auflisten. Darunter sind zum Beispiel vereinbarte Ruhepausen, Vergütung von Überstunden, Homeoffice-Regelungen oder bei Schichtarbeit die Angaben zum Schichtsystem, zum Schichtrhythmus und zu Voraussetzungen für Schichtänderungen – um nur einige zu nennen.

Bis zu 2.000 Euro Strafe

Die gute Nachricht: Die alten Arbeitsverträge müssen nicht umgeschrieben werden. Verlangt aber die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter einen Nachweis über ihre Arbeitsbedingungen, müssen Sie diese innerhalb von sieben Tagen in Schriftform und mit Ihrer Unterschrift aushändigen.

Für neue Arbeitsverträge für Mitarbeitende, die ab dem 1. August 2022 anfangen, sind die umfangreichen Nachweispflichten hingegen sofort zu erbringen. Wer sich nicht daran hält, begeht eine Ordnungswidrigkeit. Dafür kann eine Strafe von bis zu 2.000 Euro verhängt werden.

Wichtiger denn je: Erfassung von Arbeitszeiten und Ruhepausen

Angesichts der verschärften Nachweispflicht sollte genau dokumentiert werden, wer in Ihrer Zahnarztpraxis wieviel und wann genau gearbeitet hat und ob Pausen eingeplant und eingehalten wurden. Für eine solche Erfassung empfiehlt es sich, Softwarelösungen wie pepito zu nutzen. Sie können dort Schichtpläne hinterlegen und je nach Krankheits- oder Urlaubslage anpassen. Durch eine einfache Zeiterfassung werden Arbeitszeiten und Pausen minutengenau und transparent für Inhaber:innen und Mitarbeiter:innen erfasst. Optional können Sie die Pausenzeiten auch individuell für jede:n Mitarbeiter:in hinterlegt und automatisch abgezogen werden. In diesem Fall sollten Sie jedoch verschärft auf die Einhaltung der Pausenzeiten achten.

solvi-Tipp: Mitarbeiter-Übersichten speichern und gegenzeichnen lassen

Außerdem können Sie die Dienstplanung und die Zeiterfassung kombinieren. So werden nur die Zeiträume als Arbeitszeit erfasst, die innerhalb der im Dienstplan geplanten Schichten liegen. Dadurch vermeiden Sie, dass Ihre Praxis unkontrolliert Überstunden aufbaut.

pepito erstellt für jedes Teammitglied Monatsübersichten, aus denen die täglich geleisteten Arbeits- und Fehlzeiten hervorgehen.

Unser Tipp: Speichern Sie diese Informationen ab. Oder noch besser: Ziehen Sie sich monatlich die Übersichten für jede Mitarbeiter:in aus dem System und lassen Sie sie von den Mitarbeiter:innen prüfen und unterschreiben. Ungereimtheiten lassen sich dann sofort klären. Tauchen nach einem Jahr Fragen auf, wird es schon schwieriger.

Für die Arbeitszeiterfassung sprechen übrigens viele gute Gründe. Der Wichtigste: Die Personalkosten sind in einer Zahnarztpraxis der größte Kostenblock – wohl dem oder der, die hier den Überblick behält und bei Fehlentwicklungen früh gegensteuert… Außerdem verlangt ein EuGH-Urteil vom Mai 2019 von Arbeitgeber:innen eine verpflichtende Zeiterfassung. Noch gibt es dazu in Deutschland keine gesetzliche Regelung. Wichtige Infos finden Sie zum Urteil und den Folgen aber in diesem solvi-Blogbeitrag.

Für weitere Tipps und Informationen zu pepito stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Schreiben Sie uns oder rufen Sie uns an!

Die Vorteile von pepito im Überblick

• Das vorhandene Personal wird effizient und sinnvoll eingesetzt.
• Urlaub und andere Abwesenheiten werden einfach verwaltet und
• Der administrative Aufwand wird deutlich minimiert.
• Die Arbeits- und Fehlzeiten der Mitarbeiter werden exakt und revisionssicher erfasst

Gerne zeigen wir Ihnen im persönlichen Gespräch, wie Sie Ihr Praxispersonal mit Hilfe von pepito effizient verwalten und planen und wie sie dank der Zeiterfassung alle gesetzlichen Anforderungen zur Aufzeichnung erfüllen.

Kontaktieren Sie uns dafür gerne unter 06126 - 501 91 0 oder pepito@solvi.de.

Ihre Ansprechpartner rund um pepito

• Frau Gina Druck, M.A.
• Frau Lea Schrepfer, B.Sc.