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Materialkosten verstehen & optimieren

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Materialkosten verstehen & optimieren

Wenn es um laufende Kosten einer Zahnarztpraxis geht, kommen einem meist zunächst Fixkosten wie Miete, Nebenkosten und Personalkosten in den Sinn.

Praxen sind jedoch gut beraten, einen weiteren Posten in den Blick zu nehmen: die Materialkosten.

Häufig intransparent oder vermeintlich gering, können sie mit einigen Handgriffen deutlich optimiert werden und der Praxis jeden Monat bares Geld einsparen – ohne Material- oder Qualitätsverlust.

In diesem Beitrag beleuchtet Materialexperte Thorsten Gräber von Wawibox die Materialkosten und gibt praktische Tipps für Einsparungsmöglichkeiten.

Für solvi-Kunden hat Wawibox außerdem ein besonderes Beratungsangebot in petto.

 

Warum die Materialkosten nicht unterschätzt werden sollten


Zwar erscheinen die reinen Materialkosten mit 8-10 % auf den ersten Blick nicht besonders hoch, sie sind aber dennoch signifikant und bergen im Gegensatz zu Personalkosten, Miete etc. ein enormes Einsparpotential.

In der Buchhaltung bilden die Materialkosten außerdem eben nur die reinen Kosten für das Material ab; es entstehen aber auch weitere Kosten z. B. in Form von Arbeitszeit der Mitarbeiter:innen und Lagerkosten. 

 

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Differenzierung: was zählt zu Materialkosten?

 

Wenn Sie Transparenz in Ihre Materialkosten bringen möchten, ist eine Differenzierung in drei Kategorien sinnvoll: die reinen Materialkosten, die Personal- und die Lagerkosten.

 

1. Reine Materialkosten

Als reine Materialkosten bezeichnet man die Kosten der Beschaffung, also die tatsächlichen Materialpreise, und die Lieferkosten.

Eigentlich ganz einfach – aber warum fehlt im Alltag dennoch häufig der Überblick über die Kosten?
Das liegt meist an folgenden Herausforderungen:

  • Fehlende Markttransparenz: Immer mehr Anbieter erschweren den Durchblick. Wer liefert was zu welchen Preisen? Wer ist zuverlässig und liefert gute Qualität?
    Im Praxisalltag ist kaum Zeit, Anbieter immer wieder miteinander zu vergleichen und auf dem Laufenden zu bleiben. Das wäre jedoch nötig, um die Preise zu verstehen und bewerten zu können, ob die eigenen Materialausgaben gerechtfertigt sind.

  • Unklare Bestände: Die Problematik beginnt meist schon im Lager: Was ist eigentlich noch da? Was läuft wann ab? Wann muss was in welcher Menge nachbestellt werden? Gerade bei dezentraler Lagerung verliert man schnell einmal den Überblick. Und je größer die Praxis ist, desto schwieriger ist es, die Bestände zu kontrollieren.

  • Mengenrabatte: Häufig gewähren Anbieter Mengenrabatte oder Lieferanten günstigere Lieferkosten, wenn man eine bestimmte Menge erreicht.
    Rabatt klingt zunächst gut – aber es ist Vorsicht geboten: In großen Mengen einzukaufen ist nur sinnvoll, wenn Sie diese auch wirklich (ver)brauchen können. Sonst werfen Sie bares Geld in den Mülleimer, weil das Material abläuft oder Sie später doch ein anderes Material bevorzugen.
    Beispiel: Möchten Sie eine Behandlung mit Material B durchführen, haben aber den ganzen Schrank voll mit Material A, weil es damals etwas günstiger war, nehmen Sie sich damit die Flexibilität.

     

2. Personalkosten:

Auch die Personalkosten sind für eine umfängliche Analyse der Materialkosten relevant. Und zwar dahingehend, wie viel Zeit das Praxisteam für die Bestellung und Verwaltung des Materials aufwendet.

Könnten Sie auf Anhieb sagen, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter:innen pro Monat dafür brauchen? Häufig ist die Materialverwaltung eine Aufgabe, die nebenbei miterledigt wird, und natürlich steht niemand mit einer Stoppuhr nebendran, wenn die Materialbeauftragte die Bestellung aufgibt oder Bestände kontrolliert.

Das macht es zugleich aber auch schwierig, die materialbezogenen Personalkosten analysieren zu können. Auch hier gilt: je größer die Praxis, desto intransparenter und leider oftmals auch ineffizienter sind die Arbeitsprozesse.
Klar: je mehr Zimmer und Behandler:innen, desto mehr Aufwand für das Praxisteam, den Überblick zu behalten. Somit sind die Personalkosten häufig eine große Unbekannte.

 

3. Lagerkosten:

Ähnlich wie die reinen Materialkosten sind die Lagerkosten häufig intransparent und abhängig von vielen einzelnen Posten. So zählt beispielsweise die Raummiete dazu, ebenso aber auch Verderb, Schwund, Beschädigung oder Konservierung der Materialien.

Wird hier nicht konsequent dokumentiert, hat man kaum im Gefühl, wie viel Material wirklich benötigt wird und wie viel vielleicht nur bestellt werden muss, weil es falsch gelagert oder beschädigt wurde.

Auch die optimale Ausnutzung der Lagerkapazitäten spielt für die Lagerkosten eine Rolle. Hier müssen Sie zum einen berechnen, wie viel Platz Ihnen zur Verfügung steht und zum anderen festlegen, bei welchen Materialien sich auch eine längerfristige Lagerung rentiert.

Die richtige Lagermenge ist letztlich nicht nur von Ihrer Kapazität, sondern auch von Ihrem tatsächlichen Verbrauch abhängig.

 

Optimierungsansätze

Das Schöne an Kostenoptimierung ist, dass Sie sie Schritt für Schritt angehen können und nicht Ihr gesamtes System auf einmal umkrempeln müssen. Die folgenden Tipps können Sie direkt in Ihrer Praxis anwenden.

 

1. Materialkosten senken:

Ein einfacher Hebel, um die Materialkosten zu senken, ist ein Preisvergleich.
Dank Online-Plattformen, deren Prinzip man häufig schon aus dem Privatleben kennt, ist das auch kein aufwändiges Prozedere mehr: Sie tippen einfach das gesuchte Produkt ein und erhalten in Sekundenschnelle alle verfügbaren Angebote übersichtlich aufgelistet.

So können Sie direkt vor der nächsten Bestellung entscheiden, wo sie für Sie rentabel ist.

Achten Sie jedoch darauf, einen anbieterunabhängigen Preisvergleich zu nutzen – nur so erhalten Sie einen transparenten Einblick in die Preisgestaltung am Dentalmarkt.

In manchen Preisvergleich-Lösungen ist eine Bestellfunktion integriert, sodass Sie die besten Angebote direkt in den Warenkorb legen und die Bestellung effizient in einer Plattform erledigen können.

 

2. Personalkosten senken:

Die materialbezogenen Personalkosten zu senken, ist etwas herausfordernder.

Dazu sollten Sie zunächst herausfinden, wie der Prozess für die Materialbeauftragten effizienter gestaltet werden kann.

Es kann beispielsweise helfen, klar strukturierte Rahmenbedingungen für den Bestellprozess zu etablieren. Dazu gehören:

  • Verständnis im Team für die Aufgabe
  • ein festes Zeitfenster in einem bestimmten Rhythmus
  • Ruhe
  • eine zuverlässige Dokumentation des Materialverbrauchs
  • eine Vertretungskraft für Krankheitsfälle, Urlaub o. Ä., die genau Bescheid weiß
  • klare Prozesse für das Team beim Ein- und Auslagern

Beachten Sie auch: Je öfter bestellt wird, desto mehr Aufwand ergibt sich für Ihr Team.

Denn die einzelnen Schritte – Lagerbestände prüfen, ggf. Preise vergleichen, Bestellung aufgeben, Ware entgegennehmen und verräumen – fallen bei jeder Bestellung an.

Versuchen Sie daher herauszufinden, wie selten Sie bestellen können, ohne den Mindestbestand zu gefährden. Dies hängt von Ihrer Lagerkapazität und dem Verbrauch ab, der wiederum auch abhängig von der Anzahl an Behandler:innen und Behandlungszimmern ist.

Eine digitale Materialverwaltung bietet Ihnen dabei eine optimale Unterstützung.

Durch transparente Bestände können Sie weitsichtiger planen – auch den nächsten Einkauf. Sie sehen auf einen Blick, was in welchen Mengen wo verfügbar ist, können die zur Neige gehenden Produkte rechtzeitig in den Warenkorb legen und am Bestelltag die gesamte Bestellung mit einem Klick abschicken.

Und mehr digitale Übersicht sorgt für weniger Arbeitszeit, die fürs Suchen und Sondieren in Schubläden und Schränken aufgewendet wird.

 

3. Lagerkosten:

Zugegeben, Lagerkosten sind komplex – aber mit einem aufgeräumten, optimal gemanagten Lager verhindern Sie Behandlungsausfälle, binden nur so viel Kapital wie möglich und sparen Ihrem Team wertvolle Arbeitszeit.Um ein überfülltes, unübersichtliches Lager zu vermeiden, bestellen Sie nur so viel, wie Sie benötigen. Lassen Sie sich nicht von Mengenrabatten, Sonderangeboten oder verminderten Lieferkosten verführen – außer wenn…

  • Sie das Material gerade wirklich brauchen
  • Sie sicher sind, dass Sie bei diesem Produkt bleiben möchten
  • das Produkt kein relevantes Verfallsdatum hat (beispielsweise Handschuhe, Watte etc.)
  • oder das Produkt wenig Lagerfläche einnimmt.

Andernfalls ist die Gefahr zu hoch, dass Ihnen das Material abläuft oder unverwendet im Lager liegt und Ihnen damit die eingesparte Summe durch hohe Lagerkosten zunichtemacht.

Auch die sogenannte ABC-Analyse gibt erste Aufschlüsse darüber, bei welchen Produkten größere Lagermengen sinnvoll sind:

  • A-Güter: Teure Produkte, die nur in geringen Mengen benötigt werden (z. B. Präzisionsabformmaterial).
    Diese sollten Sie wirklich erst dann bestellen, wenn sie tatsächlich benötigt werden, und möglichst kurz lagern.
  • B-Güter: Günstige Produkte, die in mittleren Mengen benötigt werden (z. B. Füllungsmaterial).
    Diese sind wichtig, sollten aber nicht übermäßig bestellt werden. Bei B-Gütern sollte man überlegen, ob das Produkt eher einem A-Gut oder einem C-Gut ähnelt.
  • C-Güter: Günstige Produkte, die in großen Mengen benötigt werden (z. B. Einwegartikel).
    Hier können Sie die benötigte Menge grob schätzen und Großpackungen bestellen, da sowohl die Anschaffung als auch die Lagerkosten günstig sind.
    Auch bei Material, das kein relevantes Verfallsdatum hat, beispielsweise Watte, Servietten o. Ä. können Sie auf größere Mengen setzen.
    Gegenüber regelmäßigen Bestellungen von kleinen Mengen ergibt sich bei diesen Produkten bei Lagerung größerer Mengen ein rechnerischer Vorteil.

 

Wem es zu aufwändig ist, sich mit den komplexen Lagerkosten auseinanderzusetzen, kann sich auch erfahrene Expert:innen oder ein Controlling-Tool mit ins Boot .

Außerdem erleichtert eine digitale Materialverwaltung auch hier den Überblick:

Manche Softwarelösungen haben eine integrierte Verbrauchsstatistik, anhand derer sich die eigenen Bestände immer weiter optimieren lassen.

Ein Blick in die Statistik sagt Ihnen, ob Sie die Polierbürsten tatsächlich so oft benötigen wie gedacht oder ob der Lagerplatz für das Füllmaterial vielleicht besser investiert wäre, da Sie dieses sehr häufig nachbestellen müssen.

 

Die nächsten Schritte zur Kostenoptimierung

Komplexe Themen brauchen einfache Lösungen. Wenn Sie Ihre Materialkosten dauerhaft senken möchten, haben Sie den ersten Schritt bereits getan: Sie haben sich über das Thema informiert, also dessen Relevanz erkannt, und diesen Blogartikel gelesen!

Der zweite Schritt ist nun, sich über die konkreten Umsetzungsmöglichkeiten zu informieren. Sie können die Optimierung sowohl alleine angehen, als sich auch Partner mit ins Boot holen.

So steht Ihnen beispielsweise das digitale Unternehmen Wawibox mit jahrelanger Branchenerfahrung gerne zur Seite. Seit über sechs Jahren verhilft Wawibox Zahnarztpraxen und Dentallaboren zur effizienteren Materialbeschaffung und digitalen Materialverwaltung.

Die Expert:innen stehen Ihnen gerne zur Seite, um Ihre Kosten zu analysieren und zu optimieren.

 

Besonderes Angebot für solvi-Kund:innen

Als solvi-Kund:in erhalten Sie ein kostenloses, ausführliches Beratungsgespräch bei Wawibox.

Im Gespräch werden u. a. folgende Fragen geklärt:

  • Wie hoch ist Ihr Verbrauch?
  • Bezahlen Sie zu viel für bestimmte Produkte?
  • Welche versteckten Kosten entstehen bei der Materialverwaltung?
  • Wo ergeben sich individuell für Ihre Praxis Einsparmöglichkeiten?

Das Beratungsteam von Wawibox liefert fachkundige Antworten und hilft Ihnen, den Stein für Ihre Kostenoptimierung ins Rollen zu bringen.

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