Management & Führung (I)

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18.02.2016 13:37 Uhr | Sonstiges

Management

Immer mehr Zahnärzte klagen über den enormen Druck, der auf ihren Schultern lastet. Die sich ständig wandelnden externen Rahmenbedingungen erfordern ein schnelles und effizientes Handeln in der Praxis. Wollen sie doch eigentlich nur ihre Patienten behandeln, wird genau dies wegen der hohen Arbeitsbelastung in der Praxisverwaltung immer schwerer. Als Unternehmer hat der Zahnarzt eine Vielzahl an Aufgaben. Er ist nicht nur der Produzent, er trägt ebenfalls die Verantwortung für die Personalführung, das Marketing und die Finanzen. Insbesondere in komplexeren Praxiskooperationen mit mehreren Partnern, angestellten Zahnärzten, verschiedenen Bereichen und sogar teilweise mehreren Standorten nimmt das Management eine zentrale Rolle ein.

Unter Management versteht man die „Tätigkeiten, die von Führungskräften in allen Bereichen der Unternehmung (Personalwirtschaft, Beschaffung, Absatz, Verwaltung, Finanzierung etc.) in Erfüllung ihrer Führungsaufgabe (Führung) zu erbringen sind. Häufig wird hier zwischen Plan, Realisierung und Kontrolle differenziert.“ ^(*)

Die Praxis zu managen bzw. zu steuern bedeutet demnach, sich Ziele zu setzen, wie sich die Praxis in der Zukunft entwickeln soll, und Maßnahmen zu erarbeiten, wie die gesetzten Ziele erreicht werden können. Bei dieser Aufgabe hilft das sogenannte Controlling. Es dient als Informationssystem und konzentriert sich auf den Steuerungsprozess.

Schritt 1 - Erkennen

Um Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken erkennen zu können, ist es wichtig eine Analyse der IST-Situation durchzuführen. Analysieren Sie Ihre Praxiszahlen durch interne Vergleiche (Zeitreihenvergleich) und externe Vergleiche (Benchmarking). Identifizieren Sie Ihren Optimierungsbedarf!

TIPP: Mit unserer Cloud-Lösung control-doc und dem integrierten Benchmarking lernen Sie Ihre Zahlen zu verstehen und den Erfolg Ihrer Praxis einzuschätzen.

Schritt 2 - Planen

Für eine gute Planung ist es erforderlich Ziele sowohl für die gesamte Praxis als auch für Teilbereiche klar und verständlich zu formulieren. In einzelnen Bereichen sollten Mitarbeiter in die Analyse der Praxis und auch in die Zielformulierung einbezogen werden. Dabei ist es wichtig nicht nur Verantwortungsbereiche sondern ebenfalls den zeitlichen Rahmen (Deadlines) festzulegen. Kommunizieren Sie die gesteckten Ziele auch an Ihre Mitarbeiter. Nur wenn diese die Ziele der Praxis kennen, können sie am gesamten Verbesserungsprozess und der Zielerreichung mitwirken.

TIPP: Mit der Planrechnung in control-doc erstellen Sie Ihre Planung im Handumdrehen. Planen Sie nicht nur Einnahmen, Ausgaben, Gewinn und Rentabilität sondern insbesondere Ihre Liquidität.

Schritt 3 - Umsetzung

Nachdem eine IST-Analyse durchgeführt, Ziele gesetzt und Maßnahmen definiert wurden, müssen diese auch umgesetzt werden. Hierzu ist es wichtig, zu bewältigende Aufgaben in bearbeitbare Teilaufgaben zu zerlegen und diese Schritt für Schritt umzusetzen. In vielen Praxen werden regelmäßig Teambesprechungen durchgeführt, in denen große Ziele festgelegt werden. Leider mangelt es oft an der zeitnahen Umsetzung der Projekte. Verantwortungsbereiche und Zeitrahmen festzulegen ist oft unzureichend. Entscheidend ist, dass einzelne Maßnahmen klar definiert werden und dass eine regelmäßige Kontrolle dieser stattfindet. Wird der Fortschritt über einen längeren Zeitraum nicht dokumentiert und kontrolliert, ist die Konsequenz meist ein Stillstand der Projekte.

TIPP: Seien Sie Vorbild und zeigen Sie positive Veränderungen auf!

Schritt 4 - Kontrollieren

Führen Sie zur Kontrolle erneut eine Analyse des IST-Zustands durch. Dokumentieren Sie anschließend Ihre Ergebnisse und betrachten Sie Ihre Entwicklung über einen längeren Zeitraum. Kontrollieren Sie Ihren Erfolg selbst und behalten Sie den Überblick, denn Praxissteuerung ist Chefsache!

TIPP: Mit nur einem Klick erhalten Sie in control-doc einen Abgleich Ihrer tatsächlichen Zahlen mit Ihrer Planung (Soll-/Ist-Vergleich).

Mit diesem Managementprozess schaffen Sie es Ziele zu definieren, Ihre Praxis zu steuern, Ressourcen optimal einzusetzen und die gesteckten Ziele zu erreichen. Als Führungsperson muss der Zahnarzt die Managementaufgaben jedoch nicht alleine wahrnehmen. In großen Praxisstrukturen werden diese Aufgaben in der Regel von Praxismanagern/-innen übernommen oder begleitet.

Während das Thema Praxismanagement seit Jahren in vielen Praxen zum Thema geworden ist, wird das Thema „Führung“ und der Umgang mit Menschen in der Regel vernachlässigt.

In meiner Beratertätigkeit stelle ich jedoch immer wieder fest, dass gerade das „Zwischenmenschliche“ über den Erfolg der Praxis entscheidet.

“Management is making people doing things right, leadership is making people doing the right things.” (Warren Bennis)

Was eine gute Führung ausmacht, lesen Sie in Teil II (hier).

Tipp: Unser nächstes Wirtschaftswochenende beschäftigt sich mit dem Zusammenspiel von Management und Führung und zeigt Ihnen, wie Sie „mit“ Ihrem Team und Ihren Partnern erfolgreich werden und Ihren Erfolg mit Hilfe des Controllings messen können.

Diana C. Brendel

(*) Springer Gabler Verlag (Herausgeber), Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort: Management, online im Internet: http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Archiv/55279/management-v9.html