Kostenscreening Teil 1 - Datenqualität
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30.11.2015 15:20 Uhr | Sonstiges
Grundlage eines wirkungsvollen Kostenscreenings ist die Datenqualität. Wenn alle Kosten richtig erfasst, in den richtigen Konten verbucht und den entsprechenden Kontenklassen zugewiesen sind, bekommen Sie ein aussagekräftiges Bild Ihrer Ausgaben. Wir haben einmal die am häufigsten auftretenden Mängel in der Datenqualität aufgeführt und werden Ihnen zeigen, wie diese in den Griff zu bekommen sind.1) Fehlende oder nicht aussagekräftige Buchungstexte
2) Falsche Kostenaufteilung
3) Gleiche Sachverhalte auf verschiedene Konten verbucht
4) „sonstige Kosten“-Konten mit zu hohen Salden
5) Unterjährig hohe Salden auf Durchlauf- bzw. Klärungskonten
1) Fehlende oder nicht aussagekräftige Buchungstexte
Sie öffnen die Analyse in fibu-doc oder control-doc und sehen, Ihre Kosten für Instandhaltung sind in diesem Jahr enorm gestiegen. Wenn Sie im Konto dann hohe Positionen finden, ist es ärgerlich, wenn Sie anhand des Buchungstextes nicht erkennen können, worum es sich handelt. Es beginnt eine zeitaufwendige Nachfrage bis Sie diese Information bekommen.- Stimmen Sie mit dem Erfasser der Daten ab, welche Informationen Sie benötigen
- Achten Sie schon bei selbst ausgeführten Überweisungen darauf, dass aussagekräftige Texte vorhanden sind
- Tolerieren Sie keine Buchung ohne Text
- Achten Sie auf die Kennzeichnung und verständliche Beschriftung bei Umbuchungen
2) Falsche Kostenaufteilung
An dieser Stelle sind Sie gefragt. Wie genau geben Sie dem Erfasser vor, wie welche Rechnung aufzuteilen ist? Es ist wichtig, der zu buchenden Person die richtigen Informationen mitzugeben. Besonders bei Praxen, die die Vorsteuer geltend machen können, sollte sehr genau auf diese Aufteilung geachtet werden. Hier muss z.B. sehr genau zwischen Laborkosten und Praxisbedarf differenziert werden.- Überprüfen Sie ob auf den jeweiligen Konten ausschließlich die Firmen gebucht sind, die das entsprechende Material oder die entsprechende Leistung liefern
- Überprüfen Sie die Höhe der Rechnungen, denn Beträge, die aus dem Rahmen fallen sind oft ein Zeichen dafür, dass hier z.B. nicht gesplittet wurde
- Gegebenenfalls eine Liste mit Hinweisen vorbereiten, welche Aufteilungen vorzunehmen sind bzw. wo eine Nachfrage zu erfolgen hat
- Achten Sie besonders auf Unregelmäßigkeiten, wenn Ihr Sachbearbeiter im Steuerbüro gewechselt hat
3) Gleiche Sachverhalte auf verschiedenen Konten verbucht
Prüfen Sie bei monatlich oder quartalsweise wiederkehrenden Zahlungen, dass diese im Konto 12- bzw. 4-mal zu finden sind.4) „Sonstige Kosten“-Konten mit zu hohen Salden
Alle Konten, die mit dem Hinweis „sonstige“ versehen sind, sollten nur geringe Kostenbeträge ausweisen. Z.B. Sonstige Raumkosten, sonstiger Betrieblicher Aufwand, sonstige Kosten. Bewegen sich diese Kosten über 1.000€ sollten Sie einen kritischen Blick in dieses Konto werfen. Es ist ein Indikator dafür, dass hier Kosten erfasst sind, die evtl. einem anderen Konto zugeordnet werden können.- Am Buchungstext ableiten, was es für Zahlungen sind
- Mit Buchendem klären, warum die Zahlung keinem anderen konto zugeordnet wurde
- Neues Konto für Ausgabe anlegen, um diese als Einzelposition im Blick zu haben
- Ziel muss es sein, die Kontensalden der "sonstigen" Konten möglichst gering zu halten
5) Unterjährig hohe Salden auf Druchlauf- bzw. Klärungskonten
Haben Sie ein Auge auf die Klärungskonten. Diese Salden sollten ebenfalls gering sein. Alle Kosten, die hier länger stehen bleiben und nicht in den Aufwand verbucht werden, sehen Sie nicht in Ihren Kosten. Haben Sie z.B. Kreditkartenzahlungen auf einem Durchlaufkonto 1590 verbucht in Höhe von 6.000 Euro und sind darin Fortbildungskosten von vielleicht 3.500 € enthalten, dann ist Ihr gezeigter Praxisgewinn noch nicht um diese Position verringert. Sie sehen so auch keinen richtigen Vergleich der Zahlen für Fortbildung, solange diese Position nicht richtig gebucht ist.- Monatlich nachsehen, welche Positionen dort verbucht sind
- Klären, ob im Vorfeld schon Informationen zur Buchung bereitgestellt werden können, um das Buchen auf dem Durchlaufkonto zu verhindern
- Fehlende Belege oder Informationen zügig nachliefern, damit gebucht werden kann
