Kostenscreening Teil 2 - Kontenzuordnung

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23.01.2016 21:22 Uhr | Sonstiges

Die klassische Steuerberater BWA zeigt auf der ersten Seite die Einnahmen und Ausgaben nach Erlös- und Kostenarten. Unter Erlösen finden sich z.B. die folgenden Kontenklassen: Einnahmen KZV, Privatliquidationen oder nur Erlöse aus betriebl. Tätigkeit. Auf der Betriebsausgabenseite werden die Kosten z.B. als Mat./Warenverbr., Kosten Warenabgaben, Personalkosten, Fahrzeugkosten usw. dargestellt. Doch welche Konten verbergen sich hinter diesen Kontenklassen? Ohne einen Wertenachweis (gesonderte Aufstellung vom Steuerberater), der die jeweiligen Konten zu den Klassen aufführt, ist es nicht möglich, zu sehen, was zu welcher Kontenklasse gehört.

Nach der Sicherung der Datenqualität aus unserem ersten Teil des Kostenscreenings, ist dies nun der 2. Schritt, tiefer in die zur Verfügung gestellten Daten einzusteigen.

Die richtige Zuordnung der Konten in die jeweiligen Klassen ist für eine fundierte Analyse Ihrer Zahlen ein grundlegender Baustein. Auch wenn Sie sich im control-doc Benchmarking mit den Praxiszahlen der Kollegen vergleichen, sollten nicht Äpfel mit Birnen verglichen werden. Um dies sicherzustellen, schlüsseln wir Ihnen die jeweiligen Kontenklassen einmal auf und weisen Sie auf typische Fehler in der Zuordnung hin.

Wir werden dabei die gängigsten und wichtigsten Kontenklassen und Konten einbeziehen, die oftmals fehlerhafte Zuordnungen enthalten. Jedoch gibt es, abhängig vom jeweiligen Steuerberater, Abweichungen. Sollten Sie dazu Fragen haben, stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Da wir in control-doc differenziertere Zuordnungen treffen, ordnen wir Konten zum Teil noch genauer zu und ermuntern Sie auch, differenzierter und damit aussagekräftiger zu buchen.

Folgende Kontenklassen wollen wir uns genauer ansehen:

• Praxis-/Laborkosten

Alle Konten, die den Materialeinkauf der Praxis abbilden, sind hier enthalten. Bitte trennen Sie sorgfältig nach Praxis- und falls vorhanden Laborausgaben in die jeweilige Unterkontenklasse. Dafür steht in control-doc jeweils eine Kontenklasse zur Verfügung.

• Fremdlabor

Diese Kontenklassen wird in über 90% der Steuerberater BWAs im Kostenbereich ausgewiesen. Bei control-doc findet sich diese Klasse als „Durchlaufender Posten“ im Erlösbereich (als abgezogene Position), da sie die Einnahmen mindern und so als Grundlage für die Kostenkennzahlen dienen. Vereinzelt kommt es vor, dass sich versehentlich hier ebenfalls Konten aus dem Praxis-/Laborkostenbereich finden.

• Beiträge/Versicherungen/Gebühren

In control-doc wird diese Kontenklasse, für das zukünftig differenzierte Benchmarking, zusätzlich noch feiner unterschieden. Sie sollten darauf achten, dass keine Mischkonten (z.B "Beiträge und Versicherungen" verwendet werden. Differenziert werden sollte zwischen Beiträgen, Versicherungen und Gebühren Abrechnung und sonstige Gebühren.

Gebühren Abrechnung

Diese Kategorie ermöglicht eine Zusammenfassung der Abrechnungsgebühren, welche z.B. auf den Konten "Gebühren Abrechnungsgesellschaft" oder "KZV-Gebühren" gebucht werden. Stellen Sie sicher, dass diese auch gebucht sind, denn häufig wird diese für die Analyse wichtige Umbuchung nicht beachtet. Weiter ist darauf zu achten, dass diese Kosten nicht mit anderen Gebühren auf eine, gemischten Konto landen.

Sonstige Gebühren

Konto sonstige Gebühren für z.B. GEZ Gebühren, Bescheinigungsgebühren etc.

• Reise-/Fortbildungs-/Werbekosten

Werbekosten/MarketingDie Zuordnung der Konten in dieser Klasse ist klar zu erkennen. Oft finden sich diese bei der Steuerberater BWA im Bereich sonstige Kosten, deshalb bitte überprüfen. Wir empfehlen den Blick in die Telefonkosten, denn häufig werden hier die Kosten für Onlinewerbung verbucht. Damit diese in der Analyse bei den Marketingkosten angezeigt werden, sollte ein gesondertes Konto angelegt werden.

Bewirtung/GeschenkeZusätzlich zu allen Konten rund um Geschenke und Bewirtungen, haben wir auch die nicht abzugsfähigen Kosten für Geschenke und Bewirtungen dieser Klasse zu geschlüsselt. Meist werden diese in der Steuerberater BWA unter Sonstiger Aufwand gezeigt.

Sonstiger AufwandIn dieser Klasse befindet sich der Aufwand, der sich aus sonstigen Allgemeinen Kosten zusammensetzt, wie z.B. Porto, Telefon, Bürobedarf, Zeitschriften, Bücher, Buchführungs-/ Steuerberater-kosten etc…

Fehlerquellen

Wenn Sie sich bei der Zuordnung unsicher sind, erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater, welche Konten den entsprechenden Kontenklassen zugeordnet wurden und welche Kosten dahinter gebucht sind. Sobald Sie über diese Auskünfte verfügen, können Sie die Konten in control-doc schnell und einfach zuordnen.

Dazu gehen Sie in control-doc auf der Menüleiste zum Menüpunkt Einstellungen und wählen „Meine Konten“ aus. Im Fenster sehen Sie nun alle Konten jeweils in einem Reiter sortiert nach Einnahmen, Ausgaben und Neutral. Klicken Sie das zu korrigierende Konto an und es öffnet sich rechts das Fenster, in dem die Kontenklasse geändert werden kann.

Arbeiten Sie sich so systematisch durch die Kontenklassen und bereinigen Sie diese. Zusammen mit dem Datencheck haben Sie nach getaner Arbeit eine aussagekräftige Datenbasis für Ihre Analysen. Das Ganze hat auch den wichtigen Nebeneffekt, dass Sie Ihr Zahlenmaterial noch besser kennengelernt haben und wissen, wo Kosten entstehen und wie diese einzustufen sind. Eine gute Datenbasis ist insbesondere für den langfristigen Zeitvergleich unerlässlich.

Selbstverständlich unterstützen wir Sie bei diesem Prozess und stehen Ihnen beratend zur Seite.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Analyse!

Ihr fibu-doc Serviceteam