Liebe lässt sich doch versilbern: Eine Hommage ans Backoffice

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22.11.2021 13:46 Uhr | Digitalisierung

Da kann am Stuhl noch so viel gebohrt und implantiert werden – wenn die Prozesse in der Praxisverwaltung nicht richtig laufen, verlieren Zahnarzt oder Zahnärztin viel Geld. Und damit Ressourcen, die sie eigentlich im Kerngeschäft brauchen: für die Behandlung ihrer Patient:innen. Höchste Zeit also, auch dem Backoffice etwas Liebe zu schenken.

Vorne hui, hinten pfui – so ein bisschen Laissez-faire macht das Leben gleich viel leichter. Schließlich ist das Streben nach Vollkommenheit nicht nur ungemein anstrengend, sondern schlicht von Grund auf aussichtslos: Der Mensch an sich ist imperfekt.

Der Glanz der Unperfekten

Heißt im Alltag: mit Lipgloss auf die Straße, mit Jogginghose aufs Sofa. Außen glänzt das Auto, unter der Kofferraumklappe wartet der Sperrmüll.

Und wartet. Und wartet. Man muss halt Prioritäten setzen.

Auch in der Zahnarztpraxis. Was ist essentiell wichtig? Dass die Patient:innen die bestmögliche Versorgung bekommen, dass sie sich wohlfühlen in der Praxis, dass die Mitarbeiter:innen gut zusammenarbeiten und zufrieden sind, dass die Behandlungsabläufe stimmen, dass die Hygiene gesichert ist. Und dass die Zahnarztpraxis all dies auch ausstrahlt.

Husch, husch durch die Ablage

Wo also Abstriche machen? Viele Praxen entscheiden sich für den ohnehin eher ungeliebten Part: die Verwaltung. Backoffice und Bürokratie gelten vielen Praxisinhaber:innen als lästige Pflicht, die sie eher nebenher abhandeln.

Das ist nur zu verständlich, aber im Ergebnis leider kontraproduktiv. Und ein typischer Fehler, den viele Selbständige (auch in anderen Branchen) machen: Sie widmen sich mit Akribie ihrem Kerngebiet, stecken dort all ihre Kraft, Zeit und Ressourcen hinein, vernachlässigen darüber aber ihr Backoffice. Rechnungsstellung, Buchhaltung, Mahnwesen, Steuern und Finanzen laufen so nebenbei, Hauptsache geschafft, irgendwie.

Wollen Sie wirklich umsonst arbeiten?

In einem solch lieblos geführten Backoffice aber versickern Geld und Energie – und beides fehlt dann wiederum im Kerngeschäft. Ein unheilvoller Kreislauf. In der Praxis sieht es dann so aus: Da stehen Zahnarzt oder Zahnärztin Stunde um Stunde am Stuhl, reiben sich für ihre Patient:innen auf. Um dann erkleckliche Teile der fleißig erarbeiteten Einnahmen durch ein ineffizientes Verwaltungsmanagement wieder einzubüßen.

Das ist so, als wenn der Landwirt den ganzen Tag Trauben erntet, sie auf der Ladefläche seines Pickups aufhäuft und auf dem Weg zum Keltern eimerweise Trauben verliert, weil die Heckklappe ein Loch hat. Vergeudete Ressourcen und vergeudete Arbeitszeit, die viel Kraft gekostet hat, die wiederum nun an anderer Stelle fehlt.

Die sympathische Seite der Verwaltung

Oder so, als wenn Sie Ihre Heizung auf volle Pulle stellen, aber das Fenster gekippt lassen. So wie dort Wärme entschwindet, verpufft ein Teil Ihrer Arbeitszeit und Kraft, wenn Sie Ihr Backoffice nicht effizient aufstellen. Was tun? Erster Schritt: Umdenken.

Natürlich gehört Ihre berufliche Liebe der Zahnmedizin. Aber schauen wir doch mal gemeinsam auf die verkannten Seiten der Verwaltung. Der Begriff „Backoffice“ weckt schon aus historischen Gründen eher staubige Assoziationen. Er ist erst einmal eine Lagebeschreibung: „back“ als englischer Begriff für „hinten“ oder „rückwärtig“ benennt den klassischen Ort des Büros: Wie oft locken Ladengeschäfte vorne mit hübschen Auslagen, während sie hinten in die dunklen Räume zum Hof alles quetschen, was den Laden am Laufen hält: Lager, Akten, Toner und Papier, Wischmob, Wasserkisten, dazwischen allerlei Ausrangiertes und die Stullen für die Mittagspause. Vorne hui, hinten pfui. Wir hatten das schon.

Schon rein psychologisch kann man mal fragen, wieviel Produktivität für das Geschäft nach vorne in einer solchen Umgebung erblühen kann. Aber vor allem wird sie der Bedeutung der Verwaltung für den Erfolg eines Unternehmens nicht gerecht. Denn das „Backoffice“ ist ja nicht nur eine reine Ortsangabe, sondern trägt seine Funktion im Namen: „to back“ heißt im Englischen „stützen“ oder „unterstützen“. Eine Stütze sein kann aber nur ein stabiles Gerüst, durch das sich nicht unerkannt der Rost frisst.

Ein bisschen Liebe für die Finanzen

Deshalb würden wir empfehlen: Entdecken Sie Ihre Liebe zum Backoffice! Oder wenigstens Ihre Zuneigung. Betreiben Sie die Zahnmedizin mit Leidenschaft und pflegen Sie Ihre Verwaltungs- und Finanzprozesse mit der Anerkennung, die diese verdienen. Denn nur wenn Sie Ihre Buchhaltung, Ihre Planung, das Controlling und Ihre Finanzen effizient und aktuell halten, nutzen Sie den entscheidenden Hebel, um die Ernte Ihrer Arbeit vollständig einzufahren.

Das heißt nicht, dass Sie als Praxisinhaber:in persönlich die Buchhaltung erledigen, sondern dass Sie Ihren Mitarbeiter:innen ermöglichen, maximal effizient und transparent zu arbeiten. Damit Sie sich das Geld und die Kraft erhalten, sich um das zu kümmern, was Ihnen am Herzen liegt: die bestmögliche Behandlung Ihrer Patienten.

Wer erfahren möchte, was für ein effizientes Backoffice nötig ist, bekommt wichtige Tipps im solvi-Podcast „Aufgebohrt“, vor allem in Folge 51 „Zahnarztpraxis 4.0 – Digitale Finanzprozesse“ und hier:

Drei Goldene solvi-Regeln für ….

… intelligentes Laissez-faire

1. Delegieren

   Laissez-faire – im besten Wortsinne – kann auch heißen: arbeiten und arbeiten lassen. Also, als Chefin oder Chef die Kapazitäten des Teams optimal zu nutzen und sich so den Freiraum zu schaffen, um sich auf die eigene Kernkompetenz konzentrieren zu können. Hat jede:r im Team Verantwortung für klar definierte Aufgaben, die zum eigenen Profil passen, steigert das den Praxiserfolg – und die Zufriedenheit unter den Mitarbeiter:innen.

2. Digitalisieren

   Auf das Online-Bürgeramt warten wir in den deutschen Kommunen noch. In der Zahnarztpraxis können Sie sich das Leben selbst einfacher machen. Indem Sie nicht nur Ihre Terminvergabe, das Röntgen und die Befunde digitalisieren, sondern auch Ihre Finanzverwaltung. Ob Belegablage oder Buchungen, Online-Banking, Mahnwesen oder ein komplexes Finanzcontrolling – wer im Backoffice Informations- und Zeitverluste minimieren und stattdessen Transparenz und zügige Prozesse schaffen will, findet in intelligenten Software- und Cloudlösungen zuverlässige Helfer.

3. Durchatmen

   „Die Kunst des Ausruhens ist Teil der Kunst des Arbeitens“, wusste schon John Steinbeck. Es ist nämlich nicht effizient, durch den Arbeitstag zu jagen und jede Minute zu füllen. Körper und Geist brauchen Pausen, um über den Tag leistungsfähig zu bleiben. Hier einen Tee, dort einen Schnack, einmal an die frische Luft oder in die Ferne blicken. Danach geht die Arbeit wieder zügig von der Hand.