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Flatten the curve! Gedanken zu betriebswirtschaftlichen Sofortmaßnahmen für Arzt- und Zahnarztpraxen

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Flatten the curve! Gedanken zu betriebswirtschaftlichen Sofortmaßnahmen für Arzt- und Zahnarztpraxen

Auch auf die betriebswirtschaftliche Situation hat das unerwartete Auftreten von COVID-19 durchgreifende Auswirkungen – und „flatten the curve“ hat hier eine ganz eigene Bedeutung bekommen. Während die meisten Kosten in der Praxis weiterlaufen, führen ausgefallene oder verschobene Termine zu einem Umsatzeinbruch und damit zu einem zumindest vorübergehenden Liquiditätsengpass. Weil die Unterstützung von Ärzten und Zahnärzten in betriebswirtschaftlichen Belangen von je her unsere Mission ist, haben wir uns Gedanken gemacht, mit welchen Sofortmaßnahmen die Bewältigung dieser außerordentlichen Situation verbessert werden kann. Auch haben wir ein Tool zur Liquiditäts-Planung entwickelt, welches wir auf Anfrage gerne kostenlos zur Verfügung stellen.

Dabei folgen unsere Überlegungen einem unserer Leitsätze, welcher sich auch in normalen Zeiten bewährt hat:

Liquidität vor Rentabilität vor Umsatz!               

Was bedeutet das für die Zahnarztpraxis konkret?

Liquidität bezeichnet die Verfügbarkeit von genügend Zahlungsmitteln, d.h. von Bargeld in der Kasse und auf Konten („Cash“). Liquidität bestimmt somit auch die Fähigkeit des Unternehmers oder der Praxis, die fälligen Verbindlichkeiten jederzeit begleichen zu können. Liquidität hat folglich eine zeitliche Komponente und sie kann somit proaktiv gesteuert werden. Ergreifen Sie liquiditätssteigernde Maßnahmen!

Umsätze früher vereinnahmen, u.a. durch Einsatz von Factoring

Die Abrechnung über eine Abrechnungs- und Factoringgesellschaft hat einen positiven Einfluss auf die Praxisliquidität, da Sie Ihre offenen Forderungen senken und Ihr Geld früher erhalten. Wer bereits Factoring betreibt, sollte überlegen, auf Vereinbarungen mit kürzeren Auszahlungsfristen (Sofortauszahlung) umzusteigen, sofern dies im bestehenden Vertrag möglich ist. Einige Anbieter haben uns hierzu bereits signalisiert, dass sie in den nächsten Tagen der Situation entsprechende Angebote bereitstellen wollen.

Wer kein Factoring betreibt kann versuchen, die Patientenzahlungen durch zeitnahen Rechnungsversand und schnelle Zahlungserinnerungen zu beschleunigen. Auch die Liquiditätsentwicklung Ihrer Patienten ist ungewiss.

Zusätzliche Liquidität in Form einer Übergangsfinanzierung sichern

Eine temporäre Kreditlinie kann helfen, die Zahlungsfähigkeit zu sichern und die sehr hohen Kontokorrentzinsen zu vermeiden. Da auch die Banken ein Interesse am Fortbestehen der Praxen haben, bieten einige Banken aktuell besondere Programme an, um die zu erwartenden Liquiditätsengpässe der Praxen zu überbrücken. Sprechen Sie mit Ihrem Bankberater, welche individuellen Lösungen Ihre Bank schaffen kann.

Liquiditätsabflüsse durch Aussetzung von Darlehenstilgungen verschieben

Sofern Sie aktuell hohe Tilgungsraten zu tragen haben, kann eine Tilgungsaussetzung die Situation kurzfristig verbessern. In einem offenen Gespräch mit dem Bankberater kann dieser Ihnen in der Regel kurzfristig sagen, für welche Ihrer Kredite eine Tilgungsaussetzung möglich ist. Achtung: Die Zinsen fallen natürlich weiter an. Denken Sie daher daran, die Tilgung wieder aufzunehmen, sobald sich die Lage entspannt.

Aus unserer Sicht gilt in jedem Falle: Planen Sie jetzt bereits die Liquiditätsentwicklung der kommenden Wochen und sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Bank. Denn auch in Zeiten von COVID-19 müssen Anträge gestellt, geprüft und bearbeitet werden.

Steuervorauszahlung herabsetzen und Steuernachzahlungen stunden

Auch die Finanzämter haben signalisiert, dass anstehende Steuerzahlungen gestundet werden können. Im Hinblick auf zu erwartende geringere Umsätze kann es ferner Sinn machen, Optionen zur Herabsetzung der anstehenden Steuervorauszahlungen zu prüfen. Sprechen Sie hierzu mit Ihrem Steuerberater, welche Anträge gestellt werden können.

Das Bundesfinanzministerium hat unter anderem angekündigt, dass bis Ende des Jahres 2020 auf Vollstreckungen und Säumniszuschläge verzichtet wird, wenn das Unternehmen von Corona betroffen war. Dies sollten Zahnarztpraxen im Allgemeinen nachweisen können.

Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Schlaglichter/Corona-Schutzschild/2020-03-19-steuerliche-Massnahmen.html

Neben diesen reinen Liquiditätsmaßnahmen kann die Liquidität auch mittelbar durch höhere Effizienz und Rentabilität gesteigert werden. Kurzfristig erreicht man dies am besten durch Kostensenkung.

Kostenscreening durchführen, um Einsparpotenziale zu finden

Unsere Erfahrung zeigt, dass es möglich ist, bis zu 15% der monatlichen Kosten kurzfristig zu senken . Hierzu zählen die Kosten für die Abrechnung, Materialkosten, Teile der Raumkosten, Teile der Reise- und Fortbildungskosten, Aufwendungen für Werbung & Marketing, sonstige Ausgaben wie Porto, Büromaterial, etc..

Quick Tipp: Werbung auf Suchmaschinen, Patientenportalen, Bewertungsplattformen und in Social Media Kanälen kann in aller Regel unmittelbar pausiert werden. Im Zweifel werden Sie mit diesen Ausgaben in der aktuellen Lage sowieso keine neuen Patienten in die Praxis holen.

Nehmen Sie die Personalkosten unter die Lupe

Freiwillige Zusatzleistungen müssen in besonderen Zeiten eventuell entfallen. Darüber hinaus sollten die Mitarbeiter angehalten werden Überstunden abzubauen und ggf. einen Teil ihres Urlaubs zu nehmen. Bei guter Kommunikation wird Ihr Team verstehen, dass dies eine arbeitsplatzsichernde Maßnahme ist.

Sofern für Sie Kurzarbeit in Betracht kommt, stehen auf der Seite der Agentur für Arbeit die Antragsformulare zum Download bereit:

Der Umsatz der Zahnarztpraxis ist aktuell sicher am schwersten zu beeinflussen. Patienten sagen Termine ab, fehlende Schutzkleidung macht Behandlung unmöglich. Niemand weiß heute, wie die Wirtschaft in der Mitte des Jahres dastehen wird, aber eine Stabilisierung der Lage ist bei Zahnärzten wahrscheinlich, denn auch der Behandlungsbedarf bleibt bestehen und wird von den Patienten lediglich in die Zukunft verlagert. Versuchen Sie größere Behandlungen auf einen festen Termin in der Zukunft zu verschieben, statt diese vollständig abzusagen.

Anhand der uns vorliegenden Daten verschaffen wir uns fortlaufend Überblick über die Umsatzentwicklung in den Zahnarztpraxen. Aktuell ist das Panel noch relativ klein, wir erwarten in den kommenden Wochen jedoch deutlich klarere Aussagen und belastbare Zahlen. Zusammengefasst kann man aber sicher jetzt schon Rückgänge von ca. 50 bis 60% in KW13 gegenüber „normalen“ Vorwochen beobachten. Die Auswirkungen auf März als Gesamtmonat sind entsprechend nur halb so groß (ca. 25-30%), da in der ersten Hälfte des Monats das Tagesgeschäft der Praxen noch unbeeinträchtigt war.

Sollte sich das Umsatzniveau der KW13 im 2. Quartal durchgehend fortschreiben, sind vor allem für die 2. Jahreshälfte massive Liquiditätsveränderungen zu erwarten.

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit der Darstellung unserer Gedanken einige wertvolle Tipps zur Sicherung ihrer Liquidität geben konnten. Da sich die Situation in den Praxen sehr unterschiedlich darstellt, gilt es für jeden Praxisinhaber herauszufinden, welche Maßnahmen in der eigenen Praxis zu ergreifen sind, um den vorübergehenden wirtschaftlichen Engpass zu überwinden.

Zögern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren und mit uns über Ihre ganz individuelle Situation zu sprechen. Gerne stellen wir Ihnen als Arbeitshilfe unsere Tabelle für die Liquiditätsplanung zur Verfügung. Sie erhalten diese kostenlos und unverbindlich nach Anforderung per Mail an info@solvi.de

Wir sind für Sie da und stehen Ihnen mit unserem Know-how jederzeit gerne beratend zur Seite.

Unser Tipp: Folgen Sie unserem neuen Podcast "Aufgebohrt - der Podcast für nachhaltigen Praxiserfolg", der in den nächsten Tagen an den Start gehen wird. Auf Instagram und facebook halten wir unsere Follower täglich auf dem Laufenden.

Unsere Podcast-Empfehlung zur Vertiefung

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