fibu-doc opos - ein kleines Tool mit GROSSER Wirkung

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24.03.2016 14:05 Uhr | Sonstiges

In letzter Zeit bekommen wir sehr viel Feedback zu OPOS – der kleinsten Version von fibu-doc, die einen eng umrissenen Funktionsbereich hat: Das Austragen offener Posten aus der Praxissoftware.

Wir möchten heute einmal die Funktionsweise und den Hintergrund von fibu-doc OPOS erläutern, da dieses Tool vielen Zahnarztpraxen noch unbekannt ist und den Anwendern oft erhebliche Arbeits- und Zeitersparnisse ermöglicht.

Der Grundgedanke von fibu-doc ist ja allgemein der, dass man weitmöglich das manuelle Bearbeiten und Erfassen von Daten reduziert. Zum einen ist eine manuelle Erfassung zeit- und damit kostenintensiv, zum anderen werden durch Importe viele Fehlerquellen ausgeschlossen – denken Sie nur einmal an Zahlendreher, die beim stundenlangen Kontrollieren von Kleinbeträgen nahezu zwangsläufig auftreten.

Fibu-doc OPOS übernimmt eine aus dem Onlinebanking exportierte Datei mit allen Umsätzen, Daten und Buchungstexten und liest diese ein. Ausschließlich die Zahlungseingänge werden in eine Datenbank übernommen. Teilweise können die einlaufenden Datensätze durch Importregeln bereits automatisiert zugewiesen werden.

Sobald alle Einnahmen erfasst sind (und dieser Prozess ist ebenfalls über Sammelfunktionen mit sehr geringem Aufwand zu bedienen), werden diese in einer Exportdatei für die entsprechende Praxissoftware bereitgestellt. Beim Einlesen der Datei in die offenen Posten Ihrer Praxissoftware werden zuordenbare Positionen automatisiert verbucht, nicht zuordenbare Beträge bleiben in einer Bearbeitungsliste stehen und können einzeln abgearbeitet werden.

Doppelter Vorteil hierbei: Automatisch erkannte Zuordnungen, die übrigens auch protokolliert werden können, verursachen keinen Arbeitsaufwand. Nicht direkt zuordenbare Positionen werden systematisch abgearbeitet und können weder vergessen noch übersehen werden.

Ist der Prozess der Austragung von offenen Posten erst einmal auf dieses System umgestellt, sind eine regelmäßige und zeitnahe Bearbeitung sowie terminierte Mahnläufe erheblich vereinfacht.

Gerade unter dem Gesichtspunkt der Liquidität, der aktuell besondere Aufmerksamkeit bei unseren Kunden sowie in den Controlling-Reports z.B. von control-doc gewidmet wird, ist das Debitorenmanagement der Zahnarztpraxis eine der Kernaufgaben im betriebswirtschaftlichen Aufgabenbereich.

Denjenigen Praxen, die im Rahmen des Debitorenmanagements übrigens mit der ZA AG zusammenarbeiten, können wir eine exklusive Schnittstelle für den Import der Patientenzahlungen unter Einbeziehung der Abrechnungsplattform „ZA live“ bieten, welche das differenzierte Zuordnen der Patientenzahlungen aus dem gezahlten Pauschalbetrag erleichtert.

Gerne stehen wir Ihnen mit Informationen zu fibu-doc OPOS zur Verfügung. Sie finden alle Schnittstellen-Informationen auf unserer Homepage www.fibu-doc.de. Dort finden Sie auch noch einmal einen Vergleich aller Produktversionen.

Tipp: Ein Upgrade von fibu-doc basic auf fibu-doc plus, welches OPOS enthält, ist jederzeit möglich.

Barbara Mertens, Kundenbetreuerin und Referentin, FIBU-doc Praxismanagemen GmbH