Verfahrensdokumentation

Durch die Verfahrensdokumentation wird gefordert, dass der Steuerpflichtige Beschreibungen seiner steuerlich relevanten betrieblichen Prozesse vornimmt und diese im Rahmen von Betriebsprüfungen der Verwaltung zur Verfügung stellt. Die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle sowie die angewandten Buchführungsverfahren und Datenverarbeitungssysteme müssen nachvollziehbar sein.

Allgemein gilt, dass die Verfahrensdokumentation verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar ist.

Wichtige Punkte, die in der Verfahrensdokumentation enthalten sein sollten:

• Prozess (z.B. wie werden Belege und Dokumente erfasst)
• Eingesetzte IT-Systeme
• Getroffene Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor Datenverlust/-verfälschung
• Zugriffsberechtigungen
• Interne Kontrollen zur Einhaltung der Vorschriften

Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren und eine Änderungshistorie vorzuhalten.